Di era sekarang perusahaan perlu bantuan dari perusahaan lain dalam mendukung kinerja mereka. Karena itu perusahaan alih daya atau outsourcing sangatlah banyak ditemui di era ini. Dengan alih daya, core bisnis perusahaan bisa berkembang secara fokus karena alih daya melengkapi kebutuhan perusahaan di belakang layar. Namun saking banyaknya perusahaan outsourcing, ada kemungkinan jalinan kerjasama berujung buruk karena suatu faktor, menyebabkan turunnya performa/kualitas perusahaan.
Faktor alih daya gagal bisa beragam, karena ekspetasi kita yang terlalu tinggi, performa dari perusahaan outsourcing yang kurang, atau karena manajemen dari kita yang perlu diperhatikan. Pada aritkel ini akan dibahas beberapa informasi untuk menghindari kemungkinan gagalnya kerja sama dengan alih daya.
Lingkup Kerja Sama dan Objektif yang Jelas
Definisikan “Kenapa” anda perlu memerlukan jasa alih daya. Apakah perusahaan perlu efesiensi biaya, perlu keterampilan khusus, atau tambahan tenaga kerja? Hal ini perlu didiskusikan sebelum masuk ke “Siapa” partner alih daya yang akan anda pilih. Opsi anda dalam memilih akan lebih berkurang dan terarah sesuai dengan objektif/tujuan anda. Tentukan juga lingkup kerja yang akan dibutuhkan. Contohnya pekerjaan apa yang akan dilakukan, berapa lama waktu pengerjaan, output yang diharapkan. Nantinya ketika berdiskusi dengan pihak alih daya tidak terjadi misinterpretasi mengenai tujuan dan kebutuhan perusahaan.
Jangan Buru-Buru Memilih Alih Daya
Bila efisiensi biaya menjadi tujuan anda menggunakan jasa alih daya, jangan jadikan sebagai satu-satunya faktor anda. Memilih solusi alih daya yang paling murah, tanpa memperhatikan aspek lainnya, dapat menyebabkan kemungkinan mendapatkan partner alih daya yang kurang berkualitas. Pilih vendor yang memiliki jejak yang jelas dan sesuai dengan kebutuhan, jalin koneksi dengan mereka yang telah sebelumnya bekerja sama dengan vendor tersebut. Bila biaya masih menjadi masalah utama usahakan pilih vendor yang bisa diajak untuk negosiasi hal tersebut.
Kontrak Dengan Isi dan Batasan Jelas
Buatlah kontrak dengan lingkup kerja dan batasan yang jelas, tidak ambigu. Pastikan siapa penanggung jawab dari kedua belah pihak, bagaimana penanganan bila ada masalah dan konsekuensinya. Hal tersebut berlaku untuk kedua belah pihak. Diskusikan KPI yang akan menjadi target dari kerja sama yang dijalin. Definisikan juga protokol komunikasi, bisa daring dan luring dengan jadwal meeting berkala.
Manajemen dan Komunikasi yang Aktif
Jadwal meeting berkala digunakan sebagai kaji ulang performa dan diskusi untuk progress, kendala, dan saran untuk selanjutnya. Gunakan sesi ini dengan baik, usahakan selalu terbuka dan memberikan feedback yang mendukung untuk kedua pihak. Kritik yang disampaikan perlu dicatat dan dijadikan sebagai pedoman untuk memperbaiki kesalahan kedepannya.
Mulai dari Kecil dan Beranjak Besar
Untuk tahap awal mulailah proyek kerja sama dengan proyek kecil namun masih meranah dengan tujuan dari alih daya. Gunakanlah kesempatan ini untuk menganaliasa kemampuan vendor baik dalam komunikasi, kerjasama, dan bekerja untuk menguji kecocokan sinergi. Setelah proyek kecil selesai dan berhasil, sesuai dengan harapan, bisa dilanjutkan dengan proyek besar yang lebih kompleks. Usahakan proyek yang diberikan sesuai dengan ranah keahlian vendor alih daya.
PT Sukses Persada Mandiri berusaha agar alih daya gagal tidak terjadi dengan memberikan layanan yang berkualitas dan biaya yang negotiable. Diskusikan kebutuhan anda dalam meningkatkan bisnis anda dengan berdiskusi dengan kami.
