Di dunia bisnis sekarang ini, suatu perusahaan dalam bidang tertentu, bisa terdiri dari berbagai bidang kompleks yang memerlukan berbagai keahlian khusus seperti IT, R&D, dan Core Marketing. Untuk menemukan talent yang memenuhi kebutuhan tersebut alih daya telah menjadi strategi yang sering digunakan oleh berbagai perusahaan. Strategi tersebut memerlukan kerjasama dengan pihak alih daya yang tentunya memiliki resiko yang perlu diperhatikan.
Artikel ini akan memberikan berbagai risiko yang mungkin terjadi ketika menjalin kerjasama alih daya dengan pihak ketiga, beserta dengan saran mitigasi yang dapat dilakukan oleh perusahaan.
Memahami Risiko Alih Daya
Kehilangan Kendali Kualitas
Salah satu kekhawatiran ketika alih daya oleh pihak eksternal adalah tidak bisa selalu terlibat dalam proses pengerjaan. Bila partner alih daya ternyata melakukan pekerjaannya secara asal, kualitas dari hasil yang didapatkan bisa lebih buruk dari harapan perusahaan. Ini bisa membuat citra dan kualitas perusahaan jauh lebih menurun dari sebelumnya.
Riskan Keamanan dan Kerahasiaan
Bekerja sama dengan penyedia pihak ketiga memungkinkan perlunya membagikan data-data sensitif dan rahasia. Bila pihak partner vendor tidak bertanggung jawab dalam menjaga kerahasian tersebut, data tersebut dapat bocor menyebabkan kerugian dari segi finansial, hukum dan finansial bagi perusahaan.
Ketergantungan Terhadap Partner Vendor
Ketergantungan terhadap vendor bisa terjadi bila perusahaan memercayakan pekerjaan ke pihak ketiga tanpa batasan-batasan yang jelas. Bila terjadi suatu permasalahan dengan vendor, akan sulit ketika ingin berganti ke vendor lain baik dari segi keamanan data atau finansial.
Partner Vendor Kurang Cepat Tanggap
Ada kemungkinan kinerja vendor pihak tidak sesuai karena faktor permasalahan internal dari vendor tersebut sendiri. Ini menyebabkan vendor kurang responsif dalam menanggapi permintaan perubahan kebutuhan perusahaan yang akan berpotensi turunnya kualitas yang dihasilkan.
Strategi Mitigasi Risiko Alih Daya
Melakukan analisa dan manajemen risiko yang ada adalah kunci untuk memperkecil peluang terjadinya risiko alih daya tersebut. Berikut adalah beberapa strategi yang diterapkan untuk mitigasi risiko alih daya:
Lakukan Uji Tuntas
Sebelum memilih partner vendor, lakukan riset dan analisa mendalam seputar vendor, yang meliputi pengalaman dan portofolio, keahlian, reputasi, legalitas, protokol keamanan dan sebagainya. Bila perlu, gunakan referensi dari client sebelumnya yang telah bekerja sama dengan vendor tersebut untuk berdiskusi pengalaman selama kerja sama.
Membangun Media Komunikasi Berkala
Membangun media komunikasi efektif bersama dengan vendor. Jadwalkan meeting berkala, tentukan media komunikasi yang digunakan baik daring atau luring. Diskusikan Contact Person yang akan bertanggung jawab dalam komunikasi, usahakan lebih dari satu orang agar menghindari hilangnya kontak.
Perjanjian Ketat Sistem Keamanan dan Proteksi Data
Jabarkan saat pembuatan kontrak batasan layanan dan perjanjian proteksi data-data rahasia. Diskusikan dengan pihak vendor alur dan data-data yang akan dibagikan, serta sanksi yang didapat ketika melanggar perjanjian tersebut. Lakukan audit keamanan secara berkala.
Monitoring dan Evaluasi Kinerja Partner Vendor
Tentukan Key Performance Indicator (KPI) atau target pengerjaan, dan implementasikan sistem monitoring dan evaluasi berkala. Sistem monitoring bisa menggunakan aplikasi proyek manajemen, sehingga kedua belah pihak bisa melihat proses pengerjaan. Meeting evaluasi dilakukan setiap minggu/bulan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak membahas permasalahan yang ada dan kinerja yang perlu ditingkatkan.
PT. Sukses Persada Mandiri memahami bahwa memilih partner alih daya tidaklah mudah. SPM siap untuk berdiskusi dengan perusahaan yang berminat menjalin kerja sama, guna menghindari segala risiko dalam memilih partner alih daya.
